税務調査が来ても困らない人件費の扱い方とは？

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専門家コラム

2018.01.11: 税務調査が来ても困らない人件費の扱い方とは？

税務署調査時の人件費チェックポイント

実際に給与を支払う人員が存在しているかが最大のチェックポイントとなります。
証拠を残しておくことと、不備がないかチェックすることが重要です。

以下のような対策を日ごろから行い、そなえておきましょう。

従業員の人件費調査の対策

＜従業員給与について＞
1.架空人件費の計上の有無
2.事業に従事していない人に給与を支給していないか
3.源泉所得の漏れはないか、適正に税務の処理ができているか
4.外注費を含め給与計算に誤りはないか
5.未払賞与の計上は妥当か
6.年末調整に誤りはないか
7.出向料に係る処理は妥当か税務調査で無用な疑念を持たれないように、以下の対策をしておきましょう。

・給与台帳や出勤簿などの台帳を日ごろからしっかり整備しておく
・アルバイトや退職した人の履歴書やタイムカードも一定期間保存しておく
・銀行振込の控えや給与の受領印などを残しておく（基本は振込で履歴を残す）
・組織図や座席表を用意しておく
・源泉所得税関係の書類を整備しておく
・源泉所得の徴収漏れや、福利厚生費、旅費交通費、雑給勘定等で給与に該当するものがないかを再確認する

役員の人件費調査の対策

1.経済的利益供与や現物給与等がなかったか
2.期中で役員給与の額を変動させていないか
3.役員の個人的費用が会社負担になっていないか
4.職務内容に照らして過大な報酬になっていないか
5.同族関係者に多額な給与が支払われていないか
6.役員の範囲や使用人との兼務など任務の範囲は正しいか
7.長期の未払金があった場合には正しく処理されているか

役員給与は、毎月同額を支給されていることが前提となります。
会計期間の開始から3か月まで、業績悪化、役員が不慮の事故で休業したことによる減額は認められていますが、業績が良かったからといって容易な増額は認められていません。役員報酬の金額変更は、1年に1度しかできないことが一般的です。このため、年度の初めにいかに利益を予測するかが重要となります。

ですので、特に役員に対する臨時の支払いや、期中の増減がある場合は、利益操作があると疑われることがあります。
さらに、同業他社や会社の現況から見て役員の支給金額が妥当かどうか、会社と役員の間に資産の低額譲渡や無利息の貸付け、債務の引き受け、債権放棄、個人的費用の負担等がないかどうかを確認し、厳正な処理を行いましょう。

また、役員の福利厚生費や、交際費、旅費交通費、雑費なども間違って役員給与に計上されているケースがあります。個人的な費用の付け込みや、身内への過大な役員報酬の支払い、出向料や未払賞与の扱いなどにも十分気をつけましょう。